我是一個程序員、設計師和企業家，也是 Asana 的聯合創始人。許多知名公司（如：Uber，Pinterest，Dropbox）都在使用這款提升團隊生產力的軟件。我在 Facebook 做開發經理時，設計過一個用于提升團隊生產力的工具，Facebook 至今仍在使用該工具。

簡單來說，我在思索如何提高效率上面花了很多時間。

下面是我總結的提高效率的一些建議，每個建議都是關于優化下列三個方面的：環境、思維和流程。

改善環境

避開所有打擾

「多任務處理」使人感到更有效率，但研究表明，它使我們變得更加低效。我們經常去查看郵件，這種頻繁的打斷使我們思維變得遲緩 ，我們需要花費比預期更多的時間回到原來事情上。所以當你需要集中注意力時：

將手機設置為勿擾模式。在 iPhone 上：從屏幕的底部向上滑動，然后點擊月亮圖標。

關掉所有與當前任務不相關的網頁。

如果你的工作需要寫郵件，寫郵件時不要看到新郵件。在 Gmail 中的 Gmail 書簽（過濾掉所有內容）可以實現這一點。

關掉計算機上的新郵件提醒。

退出聊天軟件。

發現你的時間流

如果一天中你不斷地被會議打斷，你很難進入時間流、處理復雜任務的狀態。

在日程表上標注自己有一個三個小時的「會議」，你是會議的唯一參與人員。這樣同事們在安排會議時會避開這段時間，你可以在這段時間里不間斷地將工作完成。

如果可以話，每周選擇一天作為全公司的無會議日。在 Asana，我們設有「無會星期三」。

跟蹤了解你一天中不同的活動的高效時間。在你的高效時間完成工作最難的部分。下圖是我用來確定我的高效時間的方法，我的高效時間是上午 10 點到中午。相關閱讀：尋找你的超人時間。

精通你使用的工具

如果你一整天都在使用電腦，每次你伸手去拿鼠標的時候，都會降低一點速度，阻礙你的時間流。你操作計算機的速度應該跟上你思維的速度。這樣做你需要學習常用軟件的快捷鍵。

每次需要使用鼠標時候，看看是否可以使用快捷鍵代替。通常你可以在菜單項中找到對應快捷鍵，或當你把你的鼠標光標放到按鈕上會顯示出快捷鍵提示。在 Mac 上：? 是 Command，? 是 Option，? 是 Shift， ^ 是 Ctrl。

使用軟件 SizeUp，可以迅速重新排列軟件窗口，不需要使用鼠標。

優化思維

這方面我最喜歡的書籍之一是托尼·施瓦茨的《全心投入的威力：管理精力而非時間》。 僅僅是這本的書名就有很大啟發性。

定時休息

通常我們以為，在工作上花費的時間越多，完成的任務也就越多。事實并非如此，人類不是機器，我們的大腦需要時間恢復。人類不是機器人。我們的頭腦需要時間來充電。研究表明，工作 90 分鐘，休息 15 分鐘，有助于在更少的時間里完成更多的工作 。相關閱讀：少既是多。

冥想

我是如何養成一個日常習慣的。

照顧好自己的身體

多喝水。 每天早上，我都會在辦公桌上放 5 大杯水。我每天下班時，都已經把水喝完了?？吹阶郎戏诺倪@些水，會提醒我喝了多少水。

改善飲食。 碳水化合物過高的午餐會使你下午精力不足。

運動： 每周兩次有氧運動可以幫助提高效率。

總之，使用的工作外的時間來修養身心，工作時會更加精力充沛。

直面困難、克服拖延

我們拖延，不是因為懶惰，而是因為任務的重要性會使我們感到焦慮。發生這種情況時，你應該做以下的事：

誠實面對你焦慮的原因。把導致焦慮的事情寫下來，或者告訴你朋友。你為什么感到如此害怕？

尋找一個容易執行的下一步。

關于這方面，我寫過一篇文章：《如何通過面對焦慮克服拖延》。

如果你現在沒有精力去面對恐懼，那么至少做你的清單上的第二優先的事情，而不是去查看 Facebook。多產的斯坦福大學教授約翰·佩里把這種做法稱為「結構化的拖延癥」。在網站 StructuredProcrastination.com 上，他把自己的成功歸結于這種做法。

優化流程

設定清晰的計劃。許多低效源于沒有分清事情的輕重緩急。你沒有搞清楚哪些事情有助于實現你的目標、什么是最高優先級的事情。

在下一步計劃沒有完全明確，并且整個團隊達成一致之前，不要開始行動。

先思考這些事情：我們的目標是什么？我們為什么想要達成該目標？達成該目標需要哪些步驟？每一個步的負責人是誰？這些步驟的順序是怎樣的？什么是所有去實現它所需的步驟？每一步驟由誰負責？這些步驟將按照什么順序執行？

相關閱讀：《如何制定一個清晰的計劃》。

團隊合作

有些人喜歡獨自工作，但是，處理復雜任務時，我一般覺得困難、容易分心。

找一個愿意合作的隊友。有時候，花費我兩天的任務可以在 2 小時內與合適的伙伴完成。 「結對編程」是軟件行業很常見，但它其實適用于任何領域。

或者，你可以進行自我對話，問問自己那些問題是重要的，然后把問題和答案寫到文本編輯器或者筆記本里。我在電腦上以隨意的形式寫過一些長篇的對話，這些對話都是富有策略性的，有成效的。

公開聲明最后期限

將同伴的壓力轉化為你的優勢。如果一項重要任務沒有固定的最后期限，我會自信地告訴別人：「我會在周五下班時送給你一份作業副本」。我不想在同事面前表現得很可笑，所以我會努力確保事情在周五完成。

使用軟件來跟蹤你的工作

毫無疑問，我認為 Asana 在這方面是最好的。它不僅為維護你的待辦事項清單;它同時還管理整個團隊的工作流程，所以你們不需要無休止的會議來保持同步。Asana 讓大家在工作的地點面對面的交流，這樣你就不需要一直通過電子郵件去獲取信息。

花點時間反省

每一天結束用幾分鐘考慮一下：什么地方做的好，什么地方做的不好。你的整個工作流程是否有可以改進的地方？如果你每天都可以提升 1％ 的效率，一年后你的效率將有 15 倍提升。