假期時光總是過得飛快，2023年五一轉眼已成過去式，回歸辦公室第一周，那些“節后再說”的工作，各種各樣的文件都迫切等待處理。作為一名職場人，大家都有體會，文件內容不斷增刪修改是再正常不過的常態，當文件需要多人共同創作，對內容持續更新時，很容易出現版本混亂的情況。

那么，什么樣的工具能夠有效管理文檔版本，讓工作事半功倍？

Microsoft Teams
助您高效協同管理文檔

從此告別版本混亂！

多版本文件

來回傳輸難免混亂

工作中需要多人共同創作時，使用本地文檔管理模式，每個人只能通過文檔來回傳輸進行協作，導致產生N個版本文件，加之有時不同版本命名沒有加以區分，非常容易造成版本混亂，給本就忙碌的工作平添更多工作量！

文件來回傳輸造成內容混亂

線上協作內容

可能被他人誤刪

協作中如果采用了云端協作方式，在多次反復的協作修改中，每位創作者雖然能夠區分自己的內容版本，但卻很難清楚的了解其他創作者的文檔內容哪些是最新的，可能會出現誤刪他人內容而不能及時發現的情況，這會帶來內容的不確定性和后續的重復工作。

線上編輯內容被他人誤刪

文件過期

丟失難以找回

有時云端文檔會過期，這也讓人不得不將文件另存到其他地方，產生新的文件，新的文件又將面臨如何與他人同步、共享、留存、并遷移到企業知識庫等一系列問題。比如一些工作中產生的過程文件可能仍包含一定價值，如果沒有及時留存，過期后難以找回。

文檔過期難以找回

針對以上問題，Teams 如何解決？

云端實時協同編輯

多端同步，版本唯一

在 Teams 中，所有文件都存儲在云端，創作者只要做出更改，文檔就會在云端實時同步，多人對同一文檔進行創作時，每個人編輯的內容都在云端實時更新，無論是使用移動設備、網頁端還是桌面端，都可以隨時參與協作，編輯內容對其他參與創作的成員實時可見，不再需要另存 N 個文件版本來回傳輸，一個云文檔全都搞定，文檔內容始終最新！

Teams 一站式協同編輯

歷史版本記錄

隨時追溯與更新內容

在 Teams 中您可以通過歷史版本記錄方便的回溯此前自己和其他協作者產出的內容，歷史記錄中詳細的列出了參與編輯的人員和修改時間，方便查找，點擊歷史版本即可查看并與現有版本進行比對，可根據需要選擇其中部分放回當前文檔版本中，避免重復勞動。

文檔歷史版本輕松回溯

文件不過期

方便歸檔與知識沉淀

在 Teams 中發送過的所有文件永不過期！無論多久以后，都可以在 Teams 中輕松檢索到此文件，進行查閱、修改或更新，并依然可以從歷史版本記錄中回溯更多版本的內容，為企業文件存儲管理、知識沉淀等提供非常便捷的環境條件，您甚至可以在 Teams 中建立組織的知識庫。

在 Teams 中建立組織知識庫演示

現代化辦公中您是否也遇到過類似問題？

您是否也希望工作省心省力，事半功倍？

您是否想了解行業領袖如何利用先進技術提升組織效能？

快掃描下方邀請函二維碼報名參加五月“智領未來 | AI 智賦企業效能飆升，暨由世紀互聯運營的 Teams & Microsoft 365 產品發布全國路演”活動！