在科技與社會飛速發展的今天，人們在日常生活和工作中占有和接觸的信息量越來越大，因此人們之間的信息交流和溝通也就變得越來越頻繁，越來越重要。商務談判、產品演示、來賓會見、政令下達等等都是人與人之間的交流，要更好的達到目的就需要用我們一貫使用的手段——會議

傳統會議模式的不足1.會議的效率低下倘若舉辦一次會議，就會有很多的問題需要考慮，會議工作者需要提前準備很多的工作。桌牌，會議的材料。選票等等，這些工作當中還要考慮到會議安全問題，不能讓會議的秘密泄漏，這些工作都不是一個人員能夠忙的過來，人數過多的話就會使得會議的開銷過大。2.會議人員會覺得累紙質材料的使用，很多的內容，需要很大的精力和時間去找到自己關系的內容，都是需要很認真否則就會錯過，會議的過程也是很枯燥，在會議上面多采用投影的形式，而且不止一個，都會造成會議人員的精力不集中。3.隨機應變的能力不足在會議當中如果有新的人員參加進來不能快速的制作紙質的桌牌，材料內容更新也是需要等待很長的時間。4.會議的表現內容單一在會議上面主要是采樣紙質的材料，很難做到內容和圖片的相結合，不能做到圖文并茂，不具有吸引力。

5.一些會議設備很復雜會議當中都是存在一些新機器，如：投影儀、音響系統、影碟機。但這些設備處理和維修起來很復雜，不是一下子就能學會的。6.浪費資源紙張在會議上面的開銷是很大的，這些都是使用樹木來制造，樹木就被砍伐了，造成了環境的破壞，都是急需解決的問題。多媒體會議系統的優勢會議系統，有了中控系統的加入，在一定程度上減少了管理和運作系統對人數的要求，同時也減輕了管理人員的工作強度。配置一套中控系統后，可編程中控系統可通過設備串口、無線觸摸屏以及安卓、IOS系統平板電腦進行遠程控制，使用者可以通過無線觸摸屏，簡單地控制調音設備、顯示設備切換、燈光開關、投影幕的升降，內置數字管理中心的控制程序；會議室聲像與燈光系統的集中控制系統配置靈活，具備良好擴展性能，可實現對大屏投影顯示系統、多媒體設備播放、矩陣信號切換系統、音量控制、電動幕等周邊環境設備進行全面、自動化、智能化控制。