在經(jīng)濟全球和客戶需求的多元化背景下,市場競爭日益激烈,企業(yè)僅依靠自身資源進(jìn)行自我調(diào)整已經(jīng)不足以滿足市場變化的需要,采購成本高,效率低,管理難,這是困擾著眾多企業(yè)的難題。為了改進(jìn)采購上存在的問題,各大企業(yè)費盡心機,然而成效甚微。
傳統(tǒng)的采購管理模式是導(dǎo)致問題的根源。從傳統(tǒng)的采購管理模式來看,傳統(tǒng)的采購模式習(xí)慣將物料采購和物料管理混為一體。物料管理、采購管理、供應(yīng)商管理由一個職能部門來完成,缺乏必要的監(jiān)督和控制機制;第二,由于大部分的采購操作和與供應(yīng)商的談判是通過電話來進(jìn)行的,沒有必要的文字記錄,采購信息和供應(yīng)商信息基本上由每個業(yè)務(wù)人員自己掌握,信息沒有共享,可追溯性差,對人的依賴程度大;第三,采購控制屬于事后控制,增加了很多必要的損失。這三方面的原因直接導(dǎo)致了以上的問題。
數(shù)商云貿(mào)就以上問題,結(jié)合現(xiàn)代采購管理新理論研發(fā)了一些采購信息管理系統(tǒng),從采購的流程入手,通過事前控制、事中監(jiān)督、事后控制徹底地解決了采購中存在的問題。數(shù)商云貿(mào)跟大家講講新的技術(shù)是如何解決以上問題的。
(1)供應(yīng)商信息管理。建立對供應(yīng)商的檔案化管理機制,記錄供應(yīng)商的成交記錄、價格,及時性等指標(biāo),通過指標(biāo)分析,實行考評動態(tài)管理形成貨源穩(wěn)定、質(zhì)量優(yōu)質(zhì)、價格合理的供應(yīng)商伙伴關(guān)系,通過長期協(xié)作關(guān)系的建立,可以有效地避免分散采購帶來的質(zhì)量差等弊端。
(2)選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。數(shù)商云采購管理系統(tǒng)對市場上的供應(yīng)信息加以記錄、分析,準(zhǔn)確把握各種需求物資的市場走向、精準(zhǔn)價格、需求等信息,避免盲目采購。
(3)信息共享。采購信息系統(tǒng)能夠?qū)⒉少弳闻c項目、財務(wù)等部門的信息進(jìn)行關(guān)聯(lián),增加信息的透明度,提高采購效率。
(4)分析預(yù)測。采購管理系統(tǒng)對每次的采購過程生成實時的績效報表。通過報表,管理人員能夠追溯整個采購的過程,并分析并發(fā)現(xiàn)其中的問題,提出下一步的改善意見。
(5)監(jiān)督有方。系統(tǒng)提供了多種查詢途徑,如采購單編碼、供應(yīng)商號、采購員代碼、交貨日期等進(jìn)行查詢,及時跟蹤采購合同執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問題,則可以馬上做出反應(yīng),減少成本浪費。
(6)審批嚴(yán)格。雖然在傳統(tǒng)模式下,我們也強調(diào)采購管理要按照一定的層次進(jìn)行控制,但是在實際操作中要做到這點非常難。通過采購管理系統(tǒng)建立采購單據(jù)的審批控制流程,可以控制不同職責(zé)的員工可以采購哪種物料,其采購金額上限是多少,超過一定的金額必需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批,否則系統(tǒng)中將無法繼續(xù)處理該單據(jù)。
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